Gérer le mécénat d'entreprise sans tableur

Le contexte

Une association qui fait découvrir les rivières finance une partie de son activité par le mécénat d'entreprise. Chaque année, des entreprises promettent un don, le versent — ou l'oublient — et attendent en retour un reçu fiscal, parfois une sortie découverte pour leurs équipes.

Le problème

Trois informations vivaient à trois endroits différents : les promesses de dons dans une tête, les versements sur un relevé bancaire, les sorties dans un agenda.

Conséquence : impossible de savoir en janvier ce qui avait réellement été collecté l'année précédente, ni quelle entreprise attendait encore son reçu fiscal. Un oubli de reçu, c'est une entreprise qui ne redonne pas l'année suivante.

Ce qui a été livré

• Un suivi des entreprises donatrices : coordonnées, historique complet, année après année.
• La distinction promesse / don reçu — c'est le cœur du besoin. On sait à tout moment ce qui est promis, ce qui est encaissé, et ce qui manque.
• Un tableau de bord par année civile : nombre de promesses, nombre de dons reçus, montant total collecté.
• La génération des reçus fiscaux en PDF, directement depuis la fiche de l'entreprise.
• Un calendrier des réservations : sorties entreprises et sorties grand public, avec secteur et nombre de participants.
• Un accès protégé par compte, utilisable par plusieurs personnes de l'association.

Le résultat

L'association sait à tout moment ce qui a été promis, ce qui a été encaissé et quelle entreprise attend encore son reçu fiscal. Le bilan de l'année se lit sur un écran, au lieu de se reconstituer entre un relevé bancaire et un agenda.

Une précision de transparence

Christophe Jager, président de Milizio, préside également l'association. Le projet a néanmoins été mené comme n'importe quelle commande : un besoin exprimé par la structure, un cadrage, une livraison, et un usage quotidien par plusieurs personnes qui ne sont pas nous. L'autorisation de citer l'association a été soumise et signée par écrit, comme elle l'aurait été avec n'importe quel autre client.

Nous préférons le dire ici plutôt que laisser un visiteur le découvrir seul.

Les technologies

Application web, base de données PostgreSQL hébergée, accès par compte nominatif, génération de documents PDF. Le même socle technique que les autres applications Milizio — c'est ce qui permet de tenir les délais et les prix.